Prise de RDV en ligne + back-office optique · 2025
Les Lunettes de Laurette
Le back-office sur-mesure qui pilote deux boutiques d'optique, de la réservation client au planning des opticiens.
boutiques pilotées depuis un seul outil
double-réservation possible (garantie par la base)
prise de rendez-vous en ligne
des données existantes reprises
Contexte
Les Lunettes de Laurette, c'est deux boutiques d'optique indépendantes — une à Troyes, une à Brienne-le-Château — et un catalogue de plus de 2 000 références. Au quotidien, ça veut dire des rendez-vous à caler, des opticiens à planifier sur deux adresses, des clients à suivre, des documents à récupérer avant chaque visite. Et, comme souvent chez les indépendants, tout ça reposait au départ sur un patchwork d'outils : un agenda par-ci, un tableur clients par-là, le téléphone pour le reste. Le problème avec ce genre de montage, ce n'est pas qu'il ne marche pas — c'est qu'il ne tient pas à l'échelle. Dès qu'on gère deux points de vente avec une équipe d'opticiens qui tournent entre les deux, les angles morts s'accumulent : qui travaille où ce jeudi, ce créneau de 14 h est-il vraiment libre, le client a-t-il reçu sa demande de documents. L'objectif fixé avec Laurette était clair : un seul outil, fait pour son métier, qui réunit la réservation, le planning, le suivi client et le pilotage des deux boutiques — sans usine à gaz, pensé pour être utilisé tous les jours par des opticiens, pas par des informaticiens.
Problème
Trois douleurs concrètes revenaient en boucle. D'abord, les rendez-vous. Avec deux boutiques, des opticiens qui ne sont pas tous présents tous les jours et des prestations de durées variables, le risque de double-réservation ou de créneau proposé alors que personne n'est dispo est permanent. Un outil générique ne connaît ni les horaires propres à chaque boutique, ni le planning réel de chaque opticien — il faut donc vérifier à la main, ce qui finit toujours par lâcher un jour de rush. Ensuite, le planning de l'équipe. Gérer qui travaille, où, à quelles heures, avec les jours de repos, les congés et les horaires exceptionnels, le tout sur deux adresses — c'est un casse-tête récurrent. Sur un agenda partagé classique, personne n'a une vue claire et fiable, et chaque changement se répercute mal. Enfin, la préparation des visites et le suivi client. Récupérer une ordonnance ou un document avant un rendez-vous se faisait par mail, par SMS manuel, ou pas du tout — donc des visites qui démarrent sans les bons éléments. Et côté pilotage, aucune vue consolidée : impossible de savoir d'un coup d'œil comment se portait chaque boutique, quelle était la charge des opticiens, ou ce qui avait été modifié et par qui. Bref : beaucoup de saisie manuelle, beaucoup de vérifications, et une dépendance forte à la mémoire des personnes plutôt qu'à un système fiable.
Solution
J'ai conçu et développé une couche digitale opérationnelle sur-mesure en Next.js et Supabase, déployée sur Vercel et taillée exactement pour le fonctionnement des deux boutiques. Elle complète l'équipement métier de l'opticien : elle orchestre les rendez-vous, l'équipe, le suivi client et le pilotage quotidien, sans chercher à remplacer les fonctions de caisse, de stock, de facturation ou de tiers payant. Le cœur du système, c'est un moteur de réservation intelligent. Plutôt que de proposer des créneaux à l'aveugle, il croise en temps réel les horaires de chaque boutique avec le planning réel de chaque opticien : un créneau n'apparaît que si quelqu'un de compétent est effectivement disponible. L'attribution des rendez-vous peut se faire automatiquement, en répartissant la charge de la semaine entre les opticiens. Et pour éviter tout chevauchement, la protection est posée au niveau de la base de données elle-même : il est techniquement impossible de réserver deux fois le même créneau pour la même personne, même en cas de clic simultané. Le risque de double-booking n'est pas réduit, il est supprimé à la racine. Autour, j'ai construit un module de planning d'équipe complet, avec plusieurs vues (jour, semaine, mois, en mode agenda classique ou diagramme de charge type Gantt). Il gère finement les situations réelles du terrain : journées travaillées, repos, congés, horaires exceptionnels, fermetures de boutique, et même des mémos posés sur le planning. Chaque opticien dispose de son propre espace pour consulter son planning et ses exceptions. Pour la préparation des visites, j'ai mis en place un système d'envoi de liens d'upload sécurisés : en un clic, le client reçoit par SMS, e-mail ou QR code un lien personnel et à durée limitée pour déposer ses documents avant le rendez-vous. Les SMS partent sous le nom de la marque, et les rappels et confirmations s'appuient sur un dispositif de notifications multi-canal (SMS, e-mail, notifications push navigateur). S'ajoutent les briques d'un vrai outil de gestion : une fiche client avec import en masse depuis l'existant (nettoyage et dédoublonnage automatiques des numéros et des noms), un module de pilotage avec statistiques de fréquentation et de performance hebdomadaire (comparaison d'une semaine sur l'autre, répartition par boutique, par opticien, par prestation), un journal d'activité qui trace qui a fait quoi, une palette de commandes pour naviguer au clavier, un gestionnaire de liens courts, un module de recrutement pour les candidatures, et même un système interne de remontée de bugs. Le tout repose sur une gestion fine des rôles (administrateur, opticien, profil développeur), une interface entièrement en français, pensée mobile, et une attention forte à la robustesse : validation systématique des données entrantes, limitation de débit sur les actions sensibles, et garde-fous pour qu'une erreur n'interrompe jamais le travail en cours.
Un créneau n'apparaît que si un opticien compétent est réellement libre — et la base de données interdit tout chevauchement, même sur clic simultané.
Résultats
Les deux boutiques pilotent désormais leurs rendez-vous, leurs plannings et leur suivi client depuis un seul outil, conçu pour compléter leur environnement métier. Concrètement : — La prise de rendez-vous est devenue fiable et autonome : les créneaux proposés correspondent toujours à une disponibilité réelle, et le double-booking est rendu impossible par construction. Fini les vérifications manuelles et les conflits d'agenda. — Le planning des opticiens sur les deux adresses est lisible en un coup d'œil, à la journée comme à la semaine, ce qui supprime les zones d'ombre du « qui est où, quand ». — La préparation des visites est cadrée : le client reçoit en un clic un lien sécurisé pour transmettre ses documents en amont, ce qui fluidifie l'accueil en boutique. — L'équipe gagne un temps précieux sur les tâches répétitives (saisie, dédoublonnage, relances), et Laurette dispose enfin d'une vue de pilotage consolidée sur les deux boutiques. — L'outil est utilisé au quotidien et continue d'évoluer au fil des besoins réels du terrain, ce qui est la meilleure preuve qu'il a trouvé sa place dans l'organisation. Au-delà des fonctionnalités, c'est un changement de nature : on passe d'une gestion qui repose sur la mémoire des personnes à un système fiable, traçable et durable — qui appartient à 100 % à la cliente et cohabite avec ses outils de gestion spécialisés.
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